Gör radering och maskering av personuppgifter enkelt
När vi talar om att radera eller maskera personlig information enligt GDPR innebär det att informationen helt tas bort eller permanent döljs så att den inte längre kan hittas eller användas. Om information fortfarande kan nås av en administratör efter radering, eller om maskerad text kan återställas, har uppgifterna inte skyddats korrekt. Verklig GDPR-efterlevnad kräver att personuppgifter antingen helt tas bort från system eller säkert maskeras med lämpliga tekniker.
Vilken information bör raderas eller maskeras?
Personuppgifter som omfattas av GDPR inkluderar namn, adresser, e-postadresser, telefonnummer, identifikationsnummer och all information som kan identifiera en individ. Dessa uppgifter förekommer ofta i PDF-filer, kontrakt, fakturor och andra affärsdokument.
När ska information raderas enligt GDPR?
Enligt EU:s dataskyddslag (GDPR) får personuppgifter endast lagras så länge som det är nödvändigt för att uppfylla det syfte för vilket de samlades in. Därefter måste de raderas eller anonymiseras genom korrekta maskeringstekniker.
Det är den personuppgiftsansvarige (företaget) som måste besluta när information ska raderas, baserat på syftet med datainsamlingen. Till exempel:
- En advokatbyrå som behåller avslutade ärenden i mer än 10 år kan behöva maskera klientnamn från arkiverade dokument
- En arkitekt- eller ingenjörsfirma som behåller avslutade projekt i 5 år efter leverans behöver ofta maskera personuppgifter från kontrakt och projektkorrespondens
- En webbutik som behåller fakturor i 5 år på grund av bokföringslagar kan behöva maskera kunders personuppgifter
System bör konfigureras så att radering eller maskering sker automatiskt när tidsfrister uppnås.
GDPR-maskering vs. fullständig radering
När fullständig radering är lämplig
Fullständig radering är lämplig när:
- Data inte längre behövs för något juridiskt eller affärsmässigt syfte
- Lagringsperioden har löpt ut
- En registrerad utövar sin rätt till radering
När maskering bör användas
Maskering är det bättre valet när:
- Dokument måste behållas för juridisk efterlevnad (t.ex. kontrakt, fakturor)
- Historiska register har fortsatt affärsvärde
- Fullständig radering skulle bryta mot andra juridiska skyldigheter
Hur man maskerar PDF-dokument för GDPR-efterlevnad
Många organisationer lagrar personuppgifter i PDF-dokument som inte enkelt kan raderas på grund av juridiska eller affärsmässiga krav. I dessa fall blir säker PDF-maskering avgörande.
Korrekta PDF-maskeringstekniker
Många tror att de helt enkelt kan svärta text i PDF-filer för att skydda känslig information, men detta tillvägagångssätt är inte säkert. Text som verkar svärtad kan fortfarande vara återställbar, vilket bryter mot GDPR-kraven. Korrekt PDF-maskering kräver permanent borttagning av underliggande textdata, inte bara visuell täckning.
När du behöver ta bort text från PDF permanent, följ dessa riktlinjer:
- Använd korrekta maskeringsverktyg: Lita inte på enkel markering eller täckning av text
- Verifiera maskeringens fullständighet: Kontrollera att underliggande textdata faktiskt har tagits bort
- Testa återställningsförsök: Säkerställ att maskerad information inte kan återställas genom kopiera-klistra eller textmarkering
- Bevara dokumentets integritet: Säkerställ att maskerade dokument förblir läsbara och användbara
Skapa GDPR-kompatibla rutiner
För att säkerställa GDPR-efterlevnad, upprätta rutiner som beskriver:
- När data ska raderas eller maskeras
- Vem som är ansvarig för processen
- Hur radering eller maskering genomförs
- Hur färdigställande verifieras
- Om processen sker automatiskt eller manuellt
Till exempel: Om en kund begär radering av data kan din rutin innebära både radering av databasposter och maskering av deras information från arkiverade PDF-kontrakt.
Rätten att bli bortglömd
Alla har rätt att få sin information raderad om den inte längre är nödvändig. Enligt GDPR innebär detta ofta:
- Radering av personuppgifter från aktiva system
- Maskering av namn och identifierare från arkiverade dokument
- Säkerställande att backupsystem också uppfyller raderingsbegäran
Hantering av säkerhetskopior och arkiv
Säkerhetskopior och arkiverade dokument utgör unika utmaningar för GDPR-efterlevnad:
- Digitala säkerhetskopior: Kan innehålla raderad information som bör rensas
- Fysiska dokument: Kan kräva fysisk förstöring eller säker förvaring
- Dokumentarkiv: Om radering inte är ett alternativ på grund av dokumentens värde kan permanent maskering vara ett genomförbart alternativ
- Efterlevnadsverifiering: Regelbundna granskningar för att säkerställa effektiviteten av maskering och radering
Praktiska verktyg för GDPR-efterlevnad
För organisationer som behöver maskera känslig information från stora mängder dokument samtidigt som GDPR-efterlevnad upprätthålls kan specialiserade verktyg hjälpa:
- redactpdf.io: Professionell PDF-maskeringstjänst utformad för GDPR-efterlevnad
- Redact Folders: Företagslösning som erbjuder klientintegreringar och batchbearbetning för flera dokument
Dessa verktyg säkerställer att personuppgifter permanent tas bort från dokument och uppfyller GDPR-kraven för dataskydd.
Bästa praxis för GDPR-efterlevnad
- Sätt tydliga raderingsfrister för alla personuppgifter du behandlar
- Dokumentera dina raderings- och maskeringsrutiner
- Säkerställ att raderade data inte kan återställas av obehöriga personer
- Uppfyll juridiska lagringskrav samtidigt som personuppgifter skyddas
- Regelbundna efterlevnadsgranskningar för att säkerställa att rutiner följs
- Utbilda personal i korrekta GDPR-kompatibla raderings- och maskeringstekniker
- Överväg maskering som alternativ när fullständig radering inte är möjlig
Slutsats
GDPR-efterlevnad kräver lämpliga verktyg och rutiner för både radering av personuppgifter från system och säker maskering av information från dokument som måste behållas. Nyckeln är att säkerställa att känsliga personuppgifter permanent och oåterkalleligt tas bort när de inte längre behövs, antingen genom fullständig radering eller säkra maskeringstekniker.