Verwijdering en anonimisering van persoonsgegevens eenvoudig gemaakt
Wanneer we spreken over het verwijderen of anonimiseren van persoonlijke informatie onder de AVG, betekent dit dat de informatie volledig wordt verwijderd of permanent wordt verborgen zodat deze niet meer kan worden gevonden of gebruikt. Als informatie na verwijdering nog steeds toegankelijk is voor een beheerder, of als geanonimiseerde tekst kan worden hersteld, zijn de gegevens niet goed beschermd. Echte AVG-naleving vereist dat persoonsgegevens volledig uit systemen worden verwijderd of veilig worden geanonimiseerd met de juiste technieken.
Welke informatie moet worden verwijderd of geanonimiseerd?
Persoonsgegevens die onder de AVG vallen, omvatten namen, adressen, e-mailadressen, telefoonnummers, identificatienummers en alle informatie die een persoon kan identificeren. Deze gegevens komen vaak voor in PDF’s, contracten, facturen en andere zakelijke documenten.
Wanneer moet informatie worden verwijderd volgens de AVG?
Volgens de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming (AVG) mogen persoonsgegevens alleen worden bewaard zolang dit noodzakelijk is om het doel te vervullen waarvoor ze zijn verzameld. Daarna moeten ze worden verwijderd of geanonimiseerd door middel van de juiste anonimiseringstechnieken.
Het is de verwerkingsverantwoordelijke (het bedrijf) die moet beslissen wanneer informatie moet worden verwijderd, op basis van het doel van de gegevensverzameling. Bijvoorbeeld:
- Een advocatenkantoor dat afgesloten zaken langer dan 10 jaar bewaart, moet mogelijk klantnamen uit gearchiveerde documenten anonimiseren
- Een architecten- of ingenieursbureau dat voltooide projecten 5 jaar na oplevering bewaart, moet vaak persoonlijke gegevens uit contracten en projectcorrespondentie anonimiseren
- Een webshop die facturen 5 jaar bewaart vanwege boekhoudwetten, moet mogelijk persoonlijke klantgegevens anonimiseren
Systemen moeten zo worden ingericht dat verwijdering of anonimisering automatisch plaatsvindt wanneer deadlines worden bereikt.
AVG-anonimisering vs. volledige verwijdering
Wanneer volledig verwijderen
Volledige verwijdering is gepast wanneer:
- Gegevens niet langer nodig zijn voor enig juridisch of zakelijk doel
- De bewaartermijn is verstreken
- Een betrokkene zijn recht op wissing uitoefent
Wanneer anonimisering gebruiken
Anonimisering is de betere keuze wanneer:
- Documenten moeten worden bewaard voor wettelijke naleving (bijv. contracten, facturen)
- Historische gegevens doorlopende zakelijke waarde hebben
- Volledige verwijdering andere wettelijke verplichtingen zou schenden
Hoe PDF-documenten te anonimiseren voor AVG-naleving
Veel organisaties bewaren persoonsgegevens in PDF-documenten die niet zomaar kunnen worden verwijderd vanwege juridische of zakelijke vereisten. In deze gevallen wordt veilige PDF-anonimisering essentieel.
Juiste PDF-anonimiseringstechnieken
Veel mensen denken dat ze simpelweg tekst in PDF-bestanden kunnen zwartmaken om gevoelige informatie te beschermen, maar deze aanpak is niet veilig. Tekst die zwartgemaakt lijkt, kan nog steeds herstelbaar zijn, wat in strijd is met de AVG-vereisten. Juiste PDF-anonimisering vereist het permanent verwijderen van de onderliggende tekstgegevens, niet alleen het visueel bedekken ervan.
Wanneer u tekst permanent uit een PDF moet verwijderen, volg deze richtlijnen:
- Gebruik de juiste anonimiseringstools: Vertrouw niet op eenvoudig markeren of bedekken van tekst
- Verifieer de volledigheid van de anonimisering: Controleer of de onderliggende tekstgegevens daadwerkelijk zijn verwijderd
- Test herstelpogingen: Zorg ervoor dat geanonimiseerde informatie niet kan worden hersteld via kopiëren-plakken of tekstselectie
- Behoud documentintegriteit: Zorg ervoor dat geanonimiseerde documenten leesbaar en bruikbaar blijven
AVG-conforme procedures opstellen
Om AVG-naleving te waarborgen, stel procedures op die het volgende beschrijven:
- Wanneer gegevens moeten worden verwijderd of geanonimiseerd
- Wie verantwoordelijk is voor het proces
- Hoe verwijdering of anonimisering wordt uitgevoerd
- Hoe voltooiing wordt geverifieerd
- Of het proces automatisch of handmatig plaatsvindt
Bijvoorbeeld: Als een klant om gegevensverwijdering vraagt, kan uw procedure zowel het verwijderen van databaserecords als het anonimiseren van hun informatie uit gearchiveerde PDF-contracten omvatten.
Het recht om vergeten te worden
Iedereen heeft het recht om zijn informatie te laten verwijderen als deze niet langer noodzakelijk is. Onder de AVG betekent dit vaak:
- Verwijderen van persoonsgegevens uit actieve systemen
- Anonimiseren van namen en identificatiegegevens uit gearchiveerde documenten
- Ervoor zorgen dat back-upsystemen ook voldoen aan verwijderingsverzoeken
Omgaan met back-ups en archieven
Back-ups en gearchiveerde documenten brengen unieke uitdagingen met zich mee voor AVG-naleving:
- Digitale back-ups: Kunnen verwijderde informatie bevatten die moet worden opgeschoond
- Fysieke documenten: Kunnen fysieke vernietiging of veilige opslag vereisen
- Documentarchieven: Als verwijdering geen optie is vanwege de waarde van de documenten, kan permanente anonimisering een haalbaar alternatief zijn
- Nalevingsverificatie: Regelmatige audits om de effectiviteit van anonimisering en verwijdering te waarborgen
Praktische tools voor AVG-naleving
Voor organisaties die gevoelige informatie uit grote aantallen documenten moeten anonimiseren met behoud van AVG-naleving, kunnen gespecialiseerde tools helpen:
- redactpdf.io: Professionele PDF-anonimiseringsdienst ontworpen voor AVG-naleving
- Redact Folders: Enterprise-oplossing met client-side integraties en batchverwerking voor meerdere documenten
Deze tools zorgen ervoor dat persoonsgegevens permanent uit documenten worden verwijderd, waarmee wordt voldaan aan de AVG-vereisten voor gegevensbescherming.
Best practices voor AVG-naleving
- Stel duidelijke verwijderingsdeadlines voor alle persoonsgegevens die u verwerkt
- Documenteer uw verwijderings- en anonimiseringsprocedures
- Zorg ervoor dat verwijderde gegevens niet kunnen worden hersteld door onbevoegde personen
- Voldoe aan wettelijke bewaarvereisten terwijl u persoonsgegevens beschermt
- Regelmatige nalevingsaudits om te waarborgen dat procedures worden gevolgd
- Train personeel in juiste AVG-conforme verwijderings- en anonimiseringstechnieken
- Overweeg anonimisering als alternatief wanneer volledige verwijdering niet mogelijk is
Conclusie
AVG-naleving vereist de juiste tools en procedures voor zowel het verwijderen van persoonsgegevens uit systemen als het veilig anonimiseren van informatie uit documenten die moeten worden bewaard. De sleutel is ervoor te zorgen dat gevoelige persoonlijke informatie permanent en onherstelbaar wordt verwijderd wanneer deze niet langer nodig is, hetzij door volledige verwijdering of door veilige anonimiseringstechnieken.