Simplifier la suppression et l’anonymisation des données personnelles
Lorsque nous parlons de supprimer ou d’anonymiser des informations personnelles en vertu du RGPD, cela signifie que les informations sont complètement supprimées ou définitivement masquées afin qu’elles ne puissent plus être trouvées ou utilisées. Si les informations peuvent encore être consultées par un administrateur après la suppression, ou si le texte anonymisé peut être récupéré, les données n’ont pas été correctement protégées. Une véritable conformité au RGPD exige que les données personnelles soient soit complètement supprimées des systèmes, soit anonymisées de manière sécurisée à l’aide de techniques appropriées.
Quelles informations doivent être supprimées ou anonymisées ?
Les données personnelles soumises au RGPD comprennent les noms, adresses, adresses e-mail, numéros de téléphone, numéros d’identification et toute information pouvant identifier une personne. Ces données apparaissent souvent dans les PDF, contrats, factures et autres documents commerciaux.
Quand les informations doivent-elles être supprimées selon le RGPD ?
Selon la loi européenne sur la protection des données (RGPD), les données personnelles ne peuvent être conservées que le temps nécessaire à l’accomplissement de la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Ensuite, elles doivent être supprimées ou anonymisées par des techniques d’anonymisation appropriées.
C’est le responsable du traitement (l’entreprise) qui doit décider quand les informations doivent être supprimées, en fonction de la finalité de la collecte de données. Par exemple :
- Un cabinet d’avocats qui conserve des dossiers clos pendant plus de 10 ans peut avoir besoin d’anonymiser les noms des clients dans les documents archivés
- Un cabinet d’architecture ou d’ingénierie qui conserve les projets terminés pendant 5 ans après la livraison doit souvent anonymiser les données personnelles des contrats et de la correspondance du projet
- Une boutique en ligne qui conserve les factures pendant 5 ans en raison des lois comptables peut avoir besoin d’anonymiser les informations personnelles des clients
Les systèmes doivent être configurés pour que la suppression ou l’anonymisation se fasse automatiquement lorsque les délais sont atteints.
Anonymisation RGPD vs suppression complète
Quand supprimer complètement
La suppression complète est appropriée lorsque :
- Les données ne sont plus nécessaires à des fins juridiques ou commerciales
- La période de conservation a expiré
- Une personne concernée exerce son droit à l’effacement
Quand utiliser l’anonymisation
L’anonymisation est le meilleur choix lorsque :
- Les documents doivent être conservés pour des raisons de conformité légale (par exemple, contrats, factures)
- Les archives historiques ont une valeur commerciale continue
- La suppression complète violerait d’autres obligations légales
Comment anonymiser des documents PDF pour la conformité RGPD
De nombreuses organisations stockent des données personnelles dans des documents PDF qui ne peuvent pas simplement être supprimés en raison d’exigences légales ou commerciales. Dans ces cas, l’anonymisation sécurisée des PDF devient essentielle.
Techniques appropriées d’anonymisation de PDF
Beaucoup de gens pensent qu’ils peuvent simplement noircir du texte dans des fichiers PDF pour protéger des informations sensibles, mais cette approche n’est pas sécurisée. Le texte qui semble noirci peut encore être récupérable, ce qui viole les exigences du RGPD. Une anonymisation correcte des PDF nécessite la suppression permanente des données textuelles sous-jacentes, pas seulement leur dissimulation visuelle.
Lorsque vous devez supprimer définitivement du texte d’un PDF, suivez ces directives :
- Utilisez des outils d’anonymisation appropriés : Ne vous fiez pas au simple surlignage ou à la dissimulation du texte
- Vérifiez l’exhaustivité de l’anonymisation : Assurez-vous que les données textuelles sous-jacentes sont réellement supprimées
- Testez les tentatives de récupération : Assurez-vous que les informations anonymisées ne peuvent pas être récupérées par copier-coller ou sélection de texte
- Maintenez l’intégrité du document : Assurez-vous que les documents anonymisés restent lisibles et utilisables
Création de procédures conformes au RGPD
Pour garantir la conformité au RGPD, établissez des procédures qui décrivent :
- Quand les données doivent être supprimées ou anonymisées
- Qui est responsable du processus
- Comment la suppression ou l’anonymisation est effectuée
- Comment vérifier l’achèvement
- Si le processus se déroule automatiquement ou manuellement
Par exemple : Si un client demande la suppression de ses données, votre procédure pourrait inclure à la fois la suppression des enregistrements de la base de données et l’anonymisation de ses informations dans les contrats PDF archivés.
Le droit à l’oubli
Chacun a le droit de faire supprimer ses informations si elles ne sont plus nécessaires. En vertu du RGPD, cela signifie souvent :
- Supprimer les données personnelles des systèmes actifs
- Anonymiser les noms et identifiants des documents archivés
- S’assurer que les systèmes de sauvegarde respectent également les demandes de suppression
Gestion des sauvegardes et des archives
Les sauvegardes et les documents archivés présentent des défis uniques pour la conformité au RGPD :
- Sauvegardes numériques : Peuvent contenir des informations supprimées qui doivent être purgées
- Documents physiques : Peuvent nécessiter une destruction physique ou un stockage sécurisé
- Archives de documents : Si la suppression n’est pas possible en raison de la valeur des documents, l’anonymisation permanente peut être une alternative viable
- Vérification de la conformité : Audits réguliers pour garantir l’efficacité de l’anonymisation et de la suppression
Outils pratiques pour la conformité RGPD
Pour les organisations qui doivent anonymiser des informations sensibles dans un grand nombre de documents tout en maintenant la conformité au RGPD, des outils spécialisés peuvent aider :
- redactpdf.io : Service professionnel d’anonymisation de PDF conçu pour la conformité RGPD
- Redact Folders : Solution entreprise offrant des intégrations côté client et un traitement par lots pour plusieurs documents
Ces outils garantissent que les données personnelles sont définitivement supprimées des documents, répondant aux exigences du RGPD en matière de protection des données.
Meilleures pratiques de conformité RGPD
- Définissez des délais de suppression clairs pour toutes les données personnelles que vous traitez
- Documentez vos procédures de suppression et d’anonymisation
- Assurez-vous que les données supprimées ne peuvent pas être récupérées par des personnes non autorisées
- Respectez les exigences légales de conservation tout en protégeant les données personnelles
- Audits de conformité réguliers pour garantir le respect des procédures
- Formez le personnel aux techniques appropriées de suppression et d’anonymisation conformes au RGPD
- Envisagez l’anonymisation comme alternative lorsque la suppression complète n’est pas possible
Conclusion
La conformité au RGPD nécessite des outils et des procédures appropriés pour supprimer les données personnelles des systèmes et pour anonymiser de manière sécurisée les informations des documents qui doivent être conservés. L’essentiel est de s’assurer que les informations personnelles sensibles sont supprimées de manière permanente et irrécupérable lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, que ce soit par suppression complète ou par des techniques d’anonymisation sécurisées.